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Technische Hotline: 0261/9702-900

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Datenschutzerklärung

(Stand: Januar 2025)

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Gemeinsam verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes und des rheinland-pfälzischen Landesdatenschutzgesetzes sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen sind:

das Ministerium für Bildung Rheinland-Pfalz (BM RLP)
Mittlere Bleiche 61
55116 Mainz
Deutschland
Tel. +49 (0)6131-16-0
E-Mail: poststelle@bm.rlp.de
Website: https://bm.rlp.de
Pädagogisches Landesinstitut Rheinland-Pfalz
Butenschönstraße 2
67346 Speyer
Deutschland
Tel. +49 (0)6232 659-0
Fax. +49 6232 659-110
E-Mail: pl(at)pl.rlp.de
Website: bildung.rlp.de/pl
sowie die jeweiligen Schulen und Schulträger, die die Schulbuchausleihe Rheinland-Pfalz umsetzen.

II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragten der Verantwortlichen sind

der behördliche Datenschutzbeauftragte des Ministeriums für Bildung,
Ministerium für Bildung Rheinland-Pfalz (BM RLP)
Mittlere Bleiche 61
55116 Mainz
Deutschland
Tel. +49 (0)6131-16-0
E-Mail: datenschutzbeauftragter@bm.rlp.de
Die behördliche Datenschutzbeauftragte des Pädagogischen Landesinstituts,
Pädagogisches Landesinstitut Rheinland-Pfalz
Hofstraße 257c
56077 Koblenz
Deutschland
Tel. +49 261 9702-391
E-Mail: datenschutz(at)pl.rlp.de
die oder der schulische Datenschutzbeauftragte und die Schulleitung der jeweiligen Schule
sowie die oder der Datenschutzbeauftragte des jeweiligen Schulträgers und dessen Leitungspersonen.

Bei der Technik haben wir Hilfe

Dieses Internet-Angebot wird technisch vom Landesbetrieb für Daten und Information (LDI) als Dienstleister betrieben. Die dortige Verarbeitung von Nutzungsdaten erfolgt im Auftrag und nach den Vorgaben des Ministeriums für Bildung und des Pädagogischen Landesinstituts entsprechend Art. 28 DSGVO. Die redaktionelle Verantwortung liegt beim Ministerium für Bildung.

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Verantwortlichen unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c i. V. m. Art. 6 Abs. 3 Satz 1 lit b. DSGVO i. V. m. § 3 LDSG als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe der Verantwortlichen, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, erforderlich, so dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e i. V. m. Art. 6 Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 3 LDSG als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft.

IV. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
Das Betriebssystem des verwendeten Geräts
Die IP-Adresse des verwendeten Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Aufgerufene Seite bzw. Name der aufgerufenen Datei
Erfolg des Zugriffs auf die Seite bzw. des Abrufs der Datei

Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 3 lit. b DSGVO i. V. m. § 3 LDSG.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Eine Speicherung ist notwendig, um auch im Fall eines eventuellen Meldeverzugs in der Lage zu sein, gemeldete Probleme Ereignissen auf dem Server zuzuordnen. Server-Protokolldaten können nur von Administratoren des LDI eingesehen werden. Eine personenbezogene Auswertung dieser Daten, z. B. um Rückschlüsse auf das Nutzungsverhalten zu ermöglichen, findet nicht statt.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

V. Registrierung im Elternportal

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei der Registrierung im LMF-Elternportal werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

E-Mail-Adresse
Vor- und Nachname
Straße, Hausnummer
PLZ, Ort
Sicherheitsfrage/Antwort zur Sicherheitsfrage
Organisation (optional)
Telefonnummer (optional)
Jedes Elternkonto wird durch die Nutzer mit den Daten der zugehörigen Kinder verknüpft.
Bei Nutzung der Ausleihe gegen Entgelt oder entgeltlicher Teilnahme am Digitalen Bücherregal wird zudem die Bankverbindung erhoben.
Das Datum des jeweils letzten Logins wird gespeichert.

Personenbezogene Daten können von berechtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Ministeriums für Bildung, des Pädagogischen Landesinstituts Rheinland-Pfalz sowie der Schulträger eingesehen bzw. empfangen werden. Es werden keine personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 LDSG, §§ 70, 67 SchulG RLP sowie der Landesverordnung über die Lernmittelfreiheit und die entgeltliche Ausleihe von Lernmitteln (LernMFrhAuslV) vom 16. April 2010 (GVBl. S. 67).

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient der Anmeldung am Elternportal der Schulbuchausleihe Rheinland-Pfalz, die gem. § 5 Abs. 2 LernMFrhAuslV als Teilnahmeerklärung am Ausleihverfahren gilt, ebenso wie der organisatorischen Abwicklung der Ausleihvorgänge.

Dies beinhaltet insbesondere:

Anmeldung von Lernmittel-Bedarfen zur Vorbereitung der Beschaffung durch den Schulträger
Prüfung der Berechtigung zur Teilnahme an der Lernmittelfreiheit
Abwicklung der Ausleihe gegen Entgelt
Dokumentation der Ausleihvorgänge und der Übereignung von Lernmitteln

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Fall des LMF-Elternportals werden Ihre Daten nach vollständiger Vertragsabwicklung gesperrt und nach Ablauf der steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften gelöscht.

Bei jedem LogIn werden Sessiondaten erstellt und im Webbrowser für die Dauer der Session gespeichert. Die Löschung erfolgt nach den Einstellungen im jeweiligen Webbrowser.

VI. Registrierung im Schulträgerportal

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei der Registrierung im LMF-Schulträgerportal werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

E-Mail-Adresse
Vor- und Nachname
Geburtsdatum
Organisation
Telefonnummer (dienstlich)
Das Datum des jeweils letzten Logins wird gespeichert.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Artikel 88 DSGVO i.V.m. § 20 LDSG RLP sowie §§ 70,67 SchulG RLP und der Landesverordnung über die Lernmittelfreiheit und die entgeltliche Ausleihe von Lernmitteln (LernMFrhAuslV) vom 16. April 2010.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient der Umsetzung der Dienste der Schulbuchausleihe.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Fall des LMF-Schulträgerportals werden Ihre Daten nach vollständiger Abwicklung der von Ihnen bearbeiteten Vorgänge gesperrt und nach Ablauf der gesetzlich vorgegebenen Fristen gelöscht.

Bei jedem LogIn werden Sessiondaten erstellt und im Webbrowser für die Dauer der Session gespeichert. Die Löschung erfolgt nach den Einstellungen im jeweiligen Webbrowser.

VII. Registrierung im Schulportal

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei der Registrierung im LMF-Schulportal werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

E-Mail-Adresse
Vor- und Nachname
Geburtsdatum
Organisation
Telefonnummer (dienstlich)
Das Datum des jeweils letzten Logins wird gespeichert.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient der Umsetzung der Dienste der Schulbuchausleihe.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Fall des LMF-Schulportals werden Ihre Daten nach vollständiger Abwicklung der von Ihnen bearbeiteten Vorgänge gesperrt und nach Ablauf der gesetzlich vorgegebenen Fristen gelöscht.

Bei jedem LogIn werden Sessiondaten erstellt und im Webbrowser für die Dauer der Session gespeichert. Die Löschung erfolgt nach den Einstellungen im jeweiligen Webbrowser.

VIII. Registrierung im Verlagsportal

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei der Registrierung im LMF-Verlagsportal werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

E-Mail-Adresse
Vor- und Nachname
Organisation
Telefonnummer (dienstlich)
Das Datum des jeweils letzten Logins wird gespeichert.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient der Umsetzung der Dienste der Schulbuchausleihe.

4. Dauer der Speicherung

Wir verwenden die erhobenen Daten ausschließlich zur Abwicklung der Schulbuchausleihe. Nach vollständiger Vertragsabwicklung werden Ihre Daten gesperrt und nach Ablauf der steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich einer darüber hinausgehenden Datenverwendung zugestimmt haben.

Bei jedem LogIn werden Sessiondaten erstellt und im Webbrowser für die Dauer der Session gespeichert. Die Löschung erfolgt nach den Einstellungen im jeweiligen Webbrowser.

IX. Digitales Bücherregal

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Das „Digitale Bücherregal“ kann nur von Schülerinnen und Schülern benutzt werden, deren Daten im Rahmen der Lernmittelfreiheit gemäß § 70 SchulG bereits erhoben wurden und die einen Zugang zum Schulcampus RLP besitzen. Eine gesonderte Registrierung für das digitale Bücherregal erfolgt nicht.

Es werden folgende, im Rahmen der Lernmittelfreiheit erhobene Daten verwendet, um eine Zuordnung der Lernmittel zu den Nutzerinnen und Nutzern zu ermöglichen:

Name,
Vorname,
Geburtsdatum,
Jahrgangsstufen-, Klassen- und Lerngruppenzuordnung/Lernmittelzuordnung,
Schulzuordnung.

Der Zugriff auf das „Digitale Bücherregal“ erfolgt über das Identitätsmanagementsystem des Schulcampus RLP und den damit verbundenen Identitätsbroker VIDIS. VIDIS generiert für jede Nutzerin und jeden Nutzer Pseudonyme, denen folgende Informationen zugeordnet werden können

die Schule,
ggf. die Klassenstufe/Lerngruppenzugehörigkeit,
Lizenzinformationen über das genutzte Lernmittel
sowie eine Nutzungsinformation des Lernmittels.

Bei jedem LogIn werden Sessiondaten entsprechend dem OpenID Connect-Standard erstellt und im Webbrowser für die Dauer der Session gespeichert. Die Löschung erfolgt nach den Einstellungen im jeweiligen Webbrowser.

Der genehmigte Auftragsverarbeiter FWU - Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gemeinnützige GmbH, Bavariafilmplatz 3, 82031 Grünwald betreibt den Identitätsbroker VIDIS, mit dessen Hilfe Pseudonyme für die Nutzerinnen und Nutzer des „Digitalen Bücherregals“ erstellt werden. Erfolgt über das „Digitale Bücherregal“ durch eine Nutzerin bzw. einen Nutzer der Abruf von digitalen Inhalten bei den Bildungsmedienanbietern, wird deren bzw. dessen Pseudonym und diesem zugeordnete weitere Informationen von den Bildungsmedienanbietern und deren Dienstleistern im Rahmen des Vertrags über die Pilotierung des Projekts „Digitales Bücherregal“ in Rheinland-Pfalz in Verbindung mit dem Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag verarbeitet.

Es werden keine personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 LDSG, §§ 70, 67 SchulG RLP sowie der Landesverordnung über die Lernmittelfreiheit und die entgeltliche Ausleihe von Lernmitteln (LernMFrhAuslV) vom 16. April 2010 (GVBl. S. 67).

3. Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist der Abruf von digitalen Inhalten auf den Servern der Bildungsmedienanbieter über das „Digitale Bücherregal“.

4. Dauer der Speicherung

Die Löschung dieser Daten erfolgt in regelmäßigen, im Rahmen der Lernmittelfreiheit festgelegten Intervallen.

Bei jedem LogIn werden Sessiondaten erstellt und im Webbrowser für die Dauer der Session gespeichert. Die Löschung erfolgt nach den Einstellungen im jeweiligen Webbrowser.

X. Telefonische Kontaktaufnahme

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei Fragen zu unserem Angebot und Problemen bei dessen Nutzung haben Sie die Möglichkeit, telefonisch Kontakt mit uns aufzunehmen. Wenn Sie uns per Telefon kontaktieren, nehmen wir oder unser Auftragsverarbeiter, die global office GmbH, Werkstraße 11, 56410 Montabaur, Ihre Anfrage inklusive der für deren Beantwortung relevanten personenbezogenen Daten zur weiteren Bearbeitung in unser Ticketsystem auf. Informationen zu den von global office eingesetzten Unterauftragsverarbeitern finden sich hier. Anbieter unseres cloudbasierten Ticketsystems Zendesk ist unser Auftragsverarbeiter Zendesk Inc., 181 S. Fremont St., San Francisco, CA 94105, USA. Die Zendesk Inc. ist im Rahmen des EU-US Date Privacy Framework zertifiziert und kann demnach ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten sicherstellen. Der Standort des von uns genutzten Servers befindet sich in der EU. Informationen zu den von Zendesk eingesetzten Unterauftragsverarbeitern finden sich hier.

Die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erhobenen Daten werden übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

Vorname und Nachname der Kontaktperson bzw. Vorname und Nachname der betroffenen Schülerin/des betroffenen Schülers
Schule der Schülerin/des Schülers
Freischaltcode
Geburtsdatum der Schülerin/des Schülers
Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Betreff
Nachricht
ggf. Anschrift, Bankverbindung

Die Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der telefonischen Kontaktaufnahme dient uns allein zur Bearbeitung der damit verbundenen Anfrage.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars ist dies 3 Monate nach Beendigung der jeweiligen Konversation mit dem Nutzer der Fall. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Sie können den Widerruf Ihrer Einwilligung und den Widerspruch der Speicherung über unser Kontaktformular vornehmen. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

XI. Chatbot

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Als leicht zugänglichen Informationskanal bietet unsere Internetseite die Kommunikation mit einem Chatbot an, der Fragen zur Nutzung unserer Portale und der Lernmittelfreiheit allgemein beantwortet. Dafür setzen wir moinAI von der knowhere GmbH, Karolinenstraße 9, 20357 Hamburg, ein. Soweit die knowhere GmbH Zugriff auf personenbezogene Daten hat, wird sie als Auftragsverarbeiter für uns tätig.

Der Chatbot speichert nur anonymisierte Daten, ausgenommen die Angaben, die Nutzer an den Chatbot senden. Nimmt ein Nutzer diese Kommunikation wahr, so werden die in den Chat eingegebenen Daten an den Dienstleister übermittelt und verarbeitet. Die knowhere GmbH wiederum nutzt für die Bereitstellung ihres Angebotes die Dienste verschiedener Unterauftragnehmer. Weitere Informationen über die Unterauftragnehmer der knowhere GmbH finden Sie unter https://www.moin.ai/subunternehmer Die Datenspeicherung findet ausschließlich in Deutschland statt.

Wenn die Ergebnisse des Chats nicht die gewünschten Informationen enthalten, können Sie die Übergabe Ihrer Fragen an unseren Support beauftragen. Dabei ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse für die Kontaktaufnahme mit Ihnen erforderlich und wird daher abgefragt und ebenfalls übertragen. Ihre E-Mail wird in diesem Fall in unser Ticketsystem übernommen. Anbieter unseres cloudbasierten Ticketsystems Zendesk ist unser Auftragsverarbeiter Zendesk Inc., 181 S. Fremont St., San Francisco, CA 94105, USA. Der Standort des von uns genutzten Servers befindet sich in der EU. Informationen zu den von Zendesk eingesetzten Unterauftragsverarbeitern finden sich hier.

Die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erhobenen Daten werden übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

E-Mail-Adresse
Anliegen

Die Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus dem Chatverlauf dient uns zur Information über die Lernmittelfreiheit und unsere Portale, zur Verbesserung des Dienstes und zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten über unser Ticketsystem dient uns allein zur Bearbeitung der damit verbundenen Anfrage

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Für die personenbezogenen Daten aus der Chatkonversation ist dies 90 Tage nach Beendigung der jeweiligen Konversation mit dem Nutzer der Fall. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist oder die Übergabe der Anfrage an den Support beauftragt wird.

Für die personenbezogenen Daten aus dem Support-Aufruf ist dies 3 Monate nach Beendigung der jeweiligen Konversation mit dem Nutzer der Fall. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Sie können den Widerruf Ihrer Einwilligung und den Widerspruch der Speicherung über das Kontaktformular vornehmen. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

XII. Kontaktformular Elternportal

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme mit unserem technischen Support genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, nehmen wir die in der Eingabemaske eingegeben Daten zur weiteren Bearbeitung in unser Ticketsystem auf. Anbieter unseres cloudbasierten Ticketsystems Zendesk ist unser Auftragsverarbeiter Zendesk Inc., 181 S. Fremont St., San Francisco, CA 94105, USA. Der Standort des von uns genutzten Servers befindet sich in der EU. Informationen zu den von Zendesk eingesetzten Unterauftragsverarbeitern finden sich hier.

Diese Daten sind:

Vornamen und Nachname der betroffenen Schülerin/des betroffenen Schülers
Schule der Schülerin/des Schülers
Freischaltcode
Geburtsdatum der Schülerin/des Schülers
E-Mail-Adresse
Betreff
Nachricht

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hierin auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

4. Dauer der Speicherung

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

XIII. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.

Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten bestreiten: für eine Dauer, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
wenn der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

4. Recht auf Löschung

a) Löschungspflicht

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b) Information an Dritte

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c) Ausnahmen

Das Recht auf Löschung und die soeben unter 4. b) beschriebenen Pflichten bestehen nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5. Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO beruht und
die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

7. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 3 LDSG erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,
aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder
mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden.

Hinsichtlich der in (1) und (3) genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

10. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.